مراقبة أداء المناديب

إن مراقبة أداء المناديب يعد من بين أهم العمليات التي ينبغي على الشركات القيام بها، وذلك للتعرف على المستوى الذي يعمل به مندوبو المبيعات بالضبط وهل هو بحاجة لتحسين أم لا، حيث يعد شغل مندوب المبيعات من بين أهم الوظائف في الشركة فهو الذي يروج لمختلف منتجاتها ويستقطب الجمهور للتعامل معها، وذلك يحقق أرباحًا كبيرة للشركة بالطبع، ولكن في حال لم يعمل مندوبو المبيعات بالجودة اللازمة فسيكون من الصعب تحقيق النجاح في السوق وتوفير قاعدة جماهيرية كبيرة تثق في الشركة ومنتجاتها.

مراقبة أداء المناديب

إن المقصود من مفهوم مراقبة أداء المناديب هو أن تحرص إدارة المبيعات في الشركة على متابعة سير عمل كل مندوب على حدا، وذلك لمعرفة مدى التزامه في أداء المهام الموكلة له، وتحديد مدى قدرته على تحقيق المبيعات المطلوبة منه بشكل دوري، ومن ثم تقوم الإدارة بكتابة تقرير مفصل عن الموظف ونقاط قوته وضعفه ومدى جودة عمله بالضبط في السوق.

وتعتبر مرحلة مراقبة المناديب من أهم مراحل سير العمل في أي شركة مهما كان حجم استثمارها، فترك الموظفين يعملون دون رقابة يمنحهم الفرصة للإهمال وعدم إجادة العمل الموكل لهم، فكل من شركات تبين لهم خلل كبير في نظام عملها ولكن بعد فوات الأوان بسبب إهمالها عملية المراقبة على موظفيها، وكم من شركات نجحت بالفعل في استثمار جهود الموظفين من خلال المراقبة والتقييم المستمر.

الآلية المتبعة في تقييم و مراقبة أداء المناديب

خلال مراقبة أداء المناديب لا بد أن تستخدم الشركة طريقة معينة من أجل تقييم الأداء وتحديد مدى جودة، ويتوافر في علم التسويق والمبيعات العديد من الطرق والآليات المتبعة من أجل التقييم ومنها ما يلي:

• الملاحظة الشخصية من مدير المبيعات

  بحيث يمكن لمير قسم المبيعات في الشركة وبخاصة إن كانت صغيرة أن يتعرف على المندوبين ويراقب أدائهم بشكل شخصي بحيث يحدد الموظف ذو الهمة العالية في إنجاز مهامه من الموظف الذي لا يعمل بالكفاءة المطلوبة، ولكن هنا قد يتدخل معيار التفضيل الشخصي فيكون التقييم غير عادل.

• رأي العملاء في أداء المناديب

  ففي حال كانت إدارة المبيعات متحكمة في السوق بحيث تحدد أماكن معينة معروفة للمناديب حتى يباشروا عملهم، يكون من السهل عليها بعد ذلك أن تراجع مختلف الأماكن التي زارها المندوب وتسأل عن رأي العميل في أداء المندوب وهل هو بالفعل يتعامل بالطريقة اللائقة وناجح في الشرح عن المنتجات أم لا.

• تحليل النسب

  فكل شركة تضع لنفسها نسب معينة فيما يخص إدارة المبيعات، فمثلًا تضع نسبة معينة للمصروفات في مقابل نسبة متوقعة للعائد، ويمكن خلال مراقبة أداء المناديب أن تحلل الشركة هذه النسب وتقارن فيما بينها، فإذا ما وجدت أن الهدف الذي توقعته قد تحقق بالفعل فذلك يعني نجاح المندوب والعكس صحيح.

• مقارنة أداء بائع مع الحصة

  تحدد إدارة المبيعات في الأغلب حصة معينة لكل مندوب يجب عليه أن ينجزها خلال مدة معينة، وذلك حتى يحقق الهدف الذي وضعتها الشركة للإنتشار وتحقيق الأرباح، وهنا يمكن للإدارة أن تقارن بين الحصص التي وزعتها على المناديب ومن استطاع أن ينجز مهامه بحق ومن أهمل في ذلك، وأيضًا يمكن للشركة أن تقارن بين حصص المبيعات بالنسبة للمندوب الحالي في منطقة معينة وبين حصص مبيعات المندوب السابق له.

  اقرأ أيضًا: عمل لوحة التحكم

الجولات التفتيشية و مراقبة أداء المناديب

تعتبر الجولات التفتيشية من بين الأساليب التي تلجأ لها الشركات المختلفة من أجل مراقبة أداء المناديب التابعين لها، بحيث يتواجد بأي شركة مجموعة من مفتشي جودة العمل بكل قسم، ومن بين هؤلاء المفتشين مفتشي المبيعات، وهؤلاء يتوجهون بشكل مفاجئ للمناطق الواجب على المناديب العمل بها، وذلك لمتابعة كيفية تسير المندوب لعمله والطريقة التي يتعامل بها مع مختلف العملاء.

ومن بعد الانتهاء من هذه الجولات التفتيشية يبدأ المفتش في كتابة تقرير مفصل بكل ما شاهده من أداء المندوب سواء بالسلب أو بالإيجاب، ومن ثم ترفع هذه التقارير لرئيس قسم المبيعات حتى يوجه المندوب لما فيه الصواب أو قد يقرر فصله عن العمل أو مكافأته، وتجدر الإشارة إلى أن مجموعة المفتشين هؤلاء لا بد أن يعملوا في شفافية وموضوعية وذلك حتى لا يظلم أحد من المندوبين.

اقرأ أيضًا: حساب المعاملات المادية

مشاكل أداء و مراقبة أداء المناديب

هناك العديد من المشكلات التي قد تواجه فريق عمل المندوبين والتي تتبين للإدارة من خلال مراقبة أداء المناديب ومن ثم يتوجب عليها أن تجد حلولًا سريعة لها، ومن بين تلك المشكلات ما يلي:

1. عدم التقسيم العادل للمناطق الواجب على المندوبين زيارتها في اليوم الواحد، فقد تكون هناك مناطق قريبة جدًا وأخرى بعيدة دون مراعاة ذلك من قبل الإدارة.
2. عدم توافر خطة محددة لعمل كل مندوب في الشركة وتركهم للعشوائية البحتة في التعامل مع العملاء مما يسبب عدم انتظام في إيقاع العمل وفشل عملية التسويق بأكملها.
3. وقد تكون المشكلة في عدم توافر آلية جيدة في التعامل مع العملاء في فريق المناديب وذلك يسبب مشكلات كبيرة للشركة فيما بعد.

اقرأ أيضًا: حساب المعاملات المادية

المفاتيح اللازمة لتحسين مراقبة أداء المناديب

هناك العديد من المفاتيح والطرق التي ينبغي على أي شركة أن تضعها في نصب اعتبارها عندما تبدأ بعملية مراقبة أداء المناديب وتكتشف أن هناك نقص في جودة العمل، بحيث تستخدم الشركة هذه المفاتيح من أجل تحسين إنتاجية موظفي المبيعات لديها، ومن بين تلك المفاتيح ما يلي:

• التحفيز المستمر

  حتى تنجح في تحسين أداء عمل مندوبو المبيعات عليك أنت كمالك للشركة أن تعمل على التحفيز المستمر لهؤلاء الموظفين، وذلك من خلال المكافآت المادية التي تمنحها لكل مندوب ينجح في الوصول لأكبر عدد من جمهور المستخدمين، هذا إلى جانب التحفيز والتشجيع اللفظي والمدح أمام الزملاء لأن ذلك من أهم أدواء رفع المعنويات لتحقيق المزيد من أجل العمل.

• قراءة السوق

  فمن المهم جدًا من أجل تحسين عمل موظفي المبيعات أن توفر لهم الإدارة قدرًا كافيًا من المعلومات بخصوص السوق الذي يعملون به، حيث إن نقص المعلومات عن حاجة السوق والطريقة التي تستقطب الجمهور تؤدي بطبيعة الحال لقلة جودة العمل وعدم النجاح في توصيل المنتجات للجمهور وتحقيق المزيد من الأرباح.

• وضع خطط للمبيعات

  ينبغي على إدارة المبيعات في أي شركة أن تحدد لنفسها خطة تسويقية تسير وفقًا لها وذلك من خلال جدول زمني معين، فمثلًا تضع الإدارة لمندوبيها تقسيمًا معين حسب المناطق الفئات المستهدفة بحيث توزع طاقات المندوبين بشكل صحيح من أجل توسيع العمل بالسوق وتحقيق المزيد من الأرباح في أقرب وقت ممكن.

• تحديد ميزانية مناسبة

  وتلك من أهم النقاط الواجب مراعاتها بجانب مراقبة أداء المناديب حيث إنه من الضروري للغاية أن تضع الشركة ميزانية جيدة تتناسب مع أهدافها بخصوص إدارة المبيعات، بحيث يستطيع الموظفين أن يتحركوا ويعرضوا المنتجات للجمهور دون أي مشكلات.

• تقارير التقييم الدورية

  فمن خلال مراقبة أداء المناديب بشكل شهري يكون من السهل على الإدارة أن تصدر تقريرًا مفصلًا عن وضع كل مندوب وما الذي نجح في تحقيقه وهل يعاني من أي تقصير يتوجب عليه إصلاحه أم لا، وغير ذلك من المعلومات التي تقدمها الإدارة من خلال تقارير التقييم الدورية من أجل تنبيه الموظفين لتحسين أدائهم.

• استخدام hand held

  والتي تساعد الإدارة على متابعة عمل فريق مندوبي المبيعات وتنظيم أوقات زياراتهم للعملاء وتحديد مواقعهم، وكذلك فهي فعالة في تسجيل الفواتير الخاصة بالمنتجات التي نجح المندوب في بيعها، وهي تتميز بسرعة الاستخدام وتناقل المعلومات من خلال شبكة الواي فاي المتصلة بها.

  إن عملية مراقبة أداء المناديب وتحسينه لا تعد سهلة مطلقًا وقد تتكلف الكثير من الوقت والجهد ولكنها هامة للغاية من أجل ضمان النجاح والاستمرار.

  مراقبة أداء المناديب من بين أهم العمليات الواجبة على إدارة الشركة، ولها آليات كثيرة يمكن استخدامها حسب طبيعة كل شركة ومنها ما يلي.